PRAE-Assistent

Was der PRAE-Assistent macht

PRAE steht für pauschale Reiseaufwandsentschädigung. Ein gemeinnütziger Sportverein darf sie bis 120 Euro je Einsatztag und 720 Euro je Kalendermonat steuer- und beitragsfrei auszahlen. Der PRAE-Assistent erfasst je Person und Monat die Einsatztage und erzeugt daraus das Formular „Aufzeichnung über Einsätze" von Sport Austria, die Erklärung zur nebenberuflichen Tätigkeit und die Jahresübersicht, aus der die Jahresmeldung L19 an das Finanzamt Österreich über ELDA entsteht.

Gedacht ist die App für Kassierinnen, Kassiere und Obleute kleiner Vereine, die die Abrechnung selbst machen. Ein bis zwei Personen arbeiten damit, nicht gleichzeitig. Jeder Verein ist eine eigene Datei auf deinem Rechner; wechselt der Kassier, wandert die Datei mit.

Der PRAE-Assistent ist keine Lohnverrechnung und keine Rechtsberatung. Er prüft die Grenzen und die Formalien der PRAE, mehr nicht. Bei einem Dienstverhältnis zum Verein, bei Auslandsbezug oder bei Personen in Pension fragst du deine Steuerberatung; solche Fälle entscheidet die App nicht.

Schritt für Schritt durch das Jahr

1. Lege den Verein an: Name laut Vereinsregister, ZVR-Zahl und, falls vorhanden, die Steuernummer. Die ZVR-Zahl braucht zehn Stellen; hat deine neun, ergänzt die App die führende Null, so verlangt es ELDA. Adresse und Standardbetrag je Einsatztag trägst du gleich mit ein.
2. Lege je Person die Stammdaten an: Name, Geburtsdatum, SV-Nummer, Adresse und IBAN, dazu die Tätigkeiten und die Meldeart. Drucke danach die Erklärung zur nebenberuflichen Tätigkeit, lass sie unterschreiben und trage das Datum der Unterschrift bei der Person ein. Ohne dieses Datum weist die App bei jeder Abrechnung darauf hin.
3. Rechne den Monat ab: Person und Monat wählen, über dem Kalender den Betrag je Einsatztag prüfen, dann die Einsatztage anklicken. Sind für die Person übliche Trainingstage hinterlegt, füllt ein Klick den ganzen Monat. Ein Knopf setzt alle erfassten Tage auf den Betrag im Feld; ein zweiter Klick auf einen Tag öffnet ihn zum Ändern oder Entfernen. Mehr als die seit 2023 geltenden 120 Euro am Tag oder 720 Euro im Monat nimmt die App nicht an.
4. Drucke das Formular „Aufzeichnung über Einsätze". Die Person unterschreibt den Empfang, der Verein bestätigt die Richtigkeit; das sind zwei Unterschriften auf demselben Blatt. Mit dem Druck bekommt die Abrechnung den Status Gedruckt.
5. Zahle aus, trage das Auszahlungsdatum ein und wähle „Als ausbezahlt kennzeichnen". Danach ist die Abrechnung gesperrt, damit gedrucktes Papier und Datei nicht auseinanderlaufen. Zum Ändern entsperrst du sie und druckst neu.
6. Im Jänner: Öffne „Jahr und Meldung" und prüfe die Jahrestabelle. Schließe offene Monate ab, denn nur ausbezahlte Abrechnungen zählen in die Jahressumme. Die Hinweise daneben zeigen, wo Erklärung, Unterschrift oder Status fehlen.
7. Bis Ende Februar meldest du je Person die Jahressumme mit dem Formular L19 über ELDA, nicht über FinanzOnline. Der Verein registriert sich dafür einmal bei ELDA über die persönliche ID Austria eines Funktionärs. Im Bereich „Jahr und Meldung“ prüft die App die Angaben nach den Regeln von ELDA und erzeugt je Person eine XML-Datei, in einem Ordner oder einer ZIP-Datei. In ELDA wählst du „Daten senden“ und lädst sie hoch; die Protokollnummer trägst du danach ein, dann gilt sie als übermittelt. Ändert sich ein Betrag, erzeugt die App eine Korrektur mit derselben Referenznummer; ein Storno braucht es nur bei falscher ZVR oder falschem Jahr. Die Ablagekopie druckst du über „Drucken“.

Die Regeln in Kürze

PRAE darf nur ein gemeinnütziger Verein oder Verband auszahlen, dessen satzungsgemäßer Zweck die Ausübung oder Förderung des Körpersports ist. Ein Karateverein zählt dazu. Die Gemeinnützigkeit ist Voraussetzung, nicht Formsache: Fällt sie weg, fällt die Steuerfreiheit der PRAE mit. (BMF-Leitfaden Sportlerbegünstigung 2023)

Empfangen dürfen Sportlerinnen und Sportler, Schieds- und Kampfrichter sowie Sportbetreuer: Trainer, Lehrwarte, Instruktoren, Übungsleiter, Masseure, Sportärzte, Zeugwarte, Rennleiter und Zeitnehmer. Ausgeschlossen sind Funktionäre wie Obmann und Kassier, Platzwarte, Streckenposten, Fahrtendienste und Hilfskräfte. Eine Vereinsmitgliedschaft oder eine Ausbildung ist nicht nötig; wer beides ist, etwa Obmann und Trainer, bekommt PRAE nur für die Trainertätigkeit. (PRAE-FAQ mit BMF und ÖGK, Sport Austria 2023)

Die Tätigkeit darf nicht der Hauptberuf und nicht die Hauptquelle der Einnahmen sein. Hauptberuf ist die zeitlich überwiegende berufliche Tätigkeit; ein Studium mit ordentlichem Fortgang und die Haushaltsführung im Familienverband zählen als Beruf, Pension, Arbeitslosengeld und Notstandshilfe nicht. Nur wenn die Sporttätigkeit Hauptberuf ist, etwa bei Pensionisten, wird zusätzlich geprüft, ob die übrigen Einkünfte samt Pension höher sind als die PRAE. (PRAE-FAQ mit BMF und ÖGK, Sport Austria 2023)

Ein Einsatztag ist ein Tag mit tatsächlicher sportlicher Aktivität für den Verein: Training, Wettkampf oder Fortbildung mit aktiver körperlicher Betätigung. Die Dauer ist egal, und eine Obergrenze für die Zahl der Tage gibt es nicht. Ein Bürotag, eine Sitzung oder eine Fahrt ohne Training ist kein Einsatztag. (BMF-Leitfaden Sportlerbegünstigung 2023)

Steuer- und beitragsfrei sind seit 2023 bis zu 120 Euro je Einsatztag und 720 Euro je Kalendermonat; davor waren es 60 und 540 Euro. Lohnnebenkosten fallen nicht an. Was darüber hinausgeht, ist steuerpflichtig und, wenn ein Dienstverhältnis vorliegt, auch beitragspflichtig: Der Verein braucht dann ein Lohnkonto und meldet die Person vor Arbeitsantritt bei der ÖGK an. (BMF-Leitfaden Sportlerbegünstigung 2023)

Ein gleichbleibender Monatsbetrag ohne Einsatztage ist ein Fixum und voll abgabenpflichtig; gleiche Beträge sind nur zulässig, wenn die Einsatztage sie tragen. Aus einem vereinbarten Gehalt darf die PRAE nicht herausgerechnet werden. Kilometergeld und Taggeld in Geld gehen vom selben Verein daneben nicht; Sachleistungen wie Busfahrt, Bahnticket oder Quartier sind erlaubt. Eine Siegprämie ist Entgelt und damit steuer- und beitragspflichtig, auch wenn sie neben der PRAE gezahlt wird. (BMF-Leitfaden Sportlerbegünstigung 2023)

Eine Person darf von mehreren Vereinen PRAE beziehen, und jeder Verein darf bis zur Grenze steuerfrei belassen; auf das einfache Höchstmaß zurückgeführt wird in der Arbeitnehmerveranlagung der Person. Der Verein muss trotzdem wissen, ob Einfach- oder Mehrfachbezug vorliegt, weil die Person es auf dem Formular bestätigt. PRAE und Freiwilligenpauschale vom selben Verein schließen einander aus; ab 2026 gilt der Ausschluss monatsweise statt jahresweise, und das Jahresmaximum des Freiwilligenpauschales kürzt sich um ein Zwölftel je PRAE-Monat. (PRAE-FAQ mit BMF und ÖGK, Sport Austria 2023; BDO zum Abgabenänderungsgesetz 2025)

Die PRAE gehört in den Monat der Einsatztage, nicht in den Monat der Auszahlung. Training im Juni, Auszahlung im Juli: Die Abrechnung ist die des Monats Juni. Davon hängen die 720-Euro-Grenze und das Jahr der L19-Meldung ab. (BMF-Leitfaden Sportlerbegünstigung 2023)

Die Hinweise der App

Wo die Daten liegen

Jeder Verein ist eine eigene Datei auf deinem Rechner, etwa „PRAE Karate Bregenz.json". Darin stehen die Vereinsstammdaten, alle Personen mit SV-Nummer, Adresse und IBAN, alle Monatsabrechnungen und später die Jahresmeldungen. Es gibt keine Cloud, kein Konto und keinen Server; übertragen wird nichts.

Chrome und Edge schreiben nach jeder Änderung selbst in diese Datei. Nach einem Neustart des Browsers ist die Freigabe zurückgesetzt; ein Klick auf „Datei erneut freigeben", und es geht weiter. Die Daten sind in der Zwischenzeit unberührt.

Safari und Firefox können nicht selbst in Dateien schreiben. Dort öffnest du die Datei beim Start und sicherst sie über den Knopf oben rechts als Download. Verlass dich nicht auf den Browserspeicher: Safari löscht ihn nach sieben Tagen ohne Besuch, gesichert ist nur, was in der Datei steht.

Führst du zwei Vereine auf einem Rechner, hat jeder seine eigene Datei. Der Startbildschirm zeigt die zuletzt geöffneten Vereine mit Dateinamen, die Kopfzeile den Namen des offenen Vereins. Prüfe den Dateinamen, bevor du erfasst, damit die Zahlen des einen Vereins nicht in der Datei des anderen landen.

Mit „Sicherung erstellen" schreibst du eine zweite Datei mit Vereinsname und Datum im Namen; „Sicherung einspielen" liest sie zurück und fragt vorher, was ersetzt wird. Lege die Sicherung in einen Ordner, den nur Berechtigte sehen, und verschicke sie nicht per Mail: Sie enthält SV-Nummern, Geburtsdaten und IBANs im Klartext.

Unterschriften

Der übliche Weg ist Papier: Du druckst das Formular, die Person unterschreibt den Empfang, der Verein bestätigt die Richtigkeit. Das unterschriebene Blatt bewahrt der Verein sieben Jahre auf; eine Kopie an die Person ist empfohlen.

Auf einem Tablet oder mit der Maus kann auch direkt am Bildschirm unterschrieben werden. Das ist eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte wie mit der ID Austria. Als Empfangsbestätigung gegenüber dem Verein ist sie brauchbar; ob ein Fördergeber sie für die Förderabrechnung anerkennt, klärt der Verein mit dem Fördergeber. Die App entscheidet das nicht.

Nimm Papier, wenn eine Förderabrechnung oder eine Prüfung ansteht und du nicht weißt, was verlangt wird. Nimm den Bildschirm, wenn die Person vor Ort ist und kein Drucker in der Nähe; das Bild wird auf die Unterschriftslinie gedruckt, dazu Datum und Uhrzeit der Erfassung. Ohne Bild bleibt die Linie leer und wird von Hand unterschrieben.

Datenschutz

In der Vereinsdatei stehen Name, Geburtsdatum, SV-Nummer, Wohnadresse und IBAN jeder Person, dazu alle Einsatztage mit Beträgen und, wenn erfasst, die Unterschriftenbilder. Das sind personenbezogene Daten mit erhöhtem Schutzbedarf; Sicherungen enthalten sie im Klartext.

Nach außen gehen nur die Angaben, die eine Meldung verlangt: die Jahressumme je Person mit SV-Nummer oder Geburtsdatum und Adresse an das Finanzamt Österreich über ELDA. Ein Fördergeber bekommt die Abrechnungen, die er für die Förderung braucht, eine Steuerberatung das, was sie für die Meldung braucht. Sonst niemand; die Datei selbst wandert nur bei der Übergabe an die nächste Kassierin oder den nächsten Kassier.

Die zweite Seite des Formulars ist die Datenschutz-Information für die Empfänger; die App druckt sie mit, gib sie mit der Kopie weiter. Die Aufzeichnungen bewahrt der Verein sieben Jahre auf, danach dürfen sie gelöscht werden.

Häufige Fehler

Gleicher Monatsbetrag ohne Nachweis von Einsatztagen. Prüfer werten das als Fixum; trage die Tage einzeln ein und drucke das Formular mit dem Kalender.

Auszahlung an Funktionäre oder Helfer, die keine Sportbetreuer sind. Für Obmann, Kassier, Platzwart oder Fahrtendienst gibt es keine PRAE; dafür gibt es die Vereinsrichtlinien oder das Freiwilligenpauschale.

Kilometergeld oder Taggeld zusätzlich zur PRAE vom selben Verein. Zahle entweder die PRAE oder die Reisekosten in Geld; Sachleistungen wie ein Bahnticket bleiben daneben möglich.

Die Abrechnung landet im Monat der Auszahlung statt im Monat der Einsatztage. Dadurch reißt die 720-Euro-Grenze oder das Meldejahr stimmt nicht; lege die Abrechnung immer für den Monat an, in dem trainiert wurde.

Die Erklärung zur nebenberuflichen Tätigkeit fehlt oder ist veraltet, etwa nach Pensionsantritt oder Arbeitslosigkeit. Lass sie vor der ersten Auszahlung unterschreiben und bei jeder Änderung neu; die App weist darauf hin, solange kein Datum eingetragen ist.

Das L19 wird vergessen, zu spät gemeldet oder mit falscher SV-Nummer. Die Frist ist Ende Februar des Folgejahres, eine Verletzung ist eine Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 Euro; die App prüft die SV-Nummer schon bei der Eingabe.

Die ZVR-Zahl wird mit neun Ziffern übermittelt, und ELDA lehnt die Meldung ab. ELDA verlangt zehn Stellen; die App ergänzt die führende Null.

Summen werden von Hand in die Jahresmeldung abgetippt, und Monatsabrechnungen und Meldung weichen voneinander ab. Nimm die Jahressumme aus „Jahr und Meldung"; sie ist die Summe der ausbezahlten Abrechnungen.

Bei einer Korrektur wird eine neue Referenznummer vergeben, und zwei Meldungen sind gleichzeitig aktiv. Korrektur und Storno laufen über dieselbe Referenznummer; das zuletzt übermittelte L19 ist das gültige.

Es fehlen Unterschriften, oder die Papiere sind nach ein paar Jahren nicht mehr auffindbar. Lass jedes Formular von beiden Seiten unterschreiben und lege es sieben Jahre ab, zusammen mit den ELDA-Protokollen.

Personen werden aus der Vereinsverwaltung von Hand abgetippt; dabei entstehen Zahlendreher oder eine Person steht doppelt in der Liste. Nimm „Aus CSV einlesen“ in der Personenliste: Datei wählen, Spalten zuordnen, Vorschau ansehen, einlesen. Vorhandene Personen erkennt die App an Vorname und Nachname, und wenn beide Seiten eines haben, zusätzlich am Geburtsdatum. Du wählst, ob vorhandene Personen ergänzt werden (nur leere Felder), überschrieben oder übersprungen; gelöscht wird nichts. Zeilen ohne Vor- oder Nachnamen bleiben liegen und stehen im Bericht am Ende.

Jede Abrechnung wird einzeln gedruckt, und am Ende fehlt eine Erklärung. In der Monatsliste druckt „Alle drucken“ je Person Formular, Datenschutzseite und, wo nötig, die Beilage in einem Zug; Abrechnungen mit Fehlern lässt die App aus und nennt die Namen. In der Personenliste druckt „Erklärungen drucken“ die Erklärung für alle aktiven Personen ohne Unterschriftsdatum. Für Steuerberatung und Förderabrechnung gibt „Jahresübersicht als CSV“ im Bereich „Jahr und Meldung“ die Monatsbeträge, die Jahressumme und den Stand der Meldung als Tabelle aus.

Was die App nicht kann

Der PRAE-Assistent führt kein Lohnkonto und erzeugt kein L16. Wer über 120 oder 720 Euro zahlt, Prämien auszahlt oder eine Person mit Dienstverhältnis abrechnet, braucht ein Lohnprogramm und gegebenenfalls die Anmeldung bei der ÖGK. Das Freiwilligenpauschale rechnet die App nicht ab; sie merkt sich nur, ob im selben Monat eine andere Pauschale gezahlt wurde, und warnt.

Für Fördermittel druckt die App die Abrechnungen und die Beilage zu den Verwendungszwecken; die Förderabrechnung selbst macht sie nicht. Summen über mehrere Vereine zeigt sie nicht, denn jeder Verein ist eine eigene Datei und rechnet für sich; die Grenze über Vereine hinweg klärt die Person in ihrer Arbeitnehmerveranlagung.

Die App lädt nichts zu ELDA hoch. Sie erzeugt die Dateien, das Hochladen machst du selbst in ELDA Online; erst die Protokollnummer von dort belegt die Übermittlung. Die Staatenkürzel prüft die App nur auf zwei Großbuchstaben; gegen die Staatentabelle prüft ELDA. Das Papierformular L19 ist nur die Ausnahme für Vereine ohne ELDA-Zugang, und auf Papier gilt die frühere Frist Ende Jänner des Folgejahres; der Regelweg ist die elektronische Meldung.

Über diese App

Du benutzt den PRAE-Assistenten in der Fassung 1.0, Stand 2026-09-25. Die App steht unter der MIT-Lizenz; der Lizenztext steht weiter unten in dieser Hilfe.

Der PRAE-Assistent kommt von hajime.at und ist dort zu Hause. Rückmeldungen, Fehler und Wünsche gehen an die Adresse auf hajime.at. Wenn ein Hinweis der App danebenliegt oder eine Regel fehlt, ist das eine Meldung wert.

Quellen

• BMF-Leitfaden Sportlerbegünstigung, 2. Auflage Oktober 2023
• PRAE-FAQ, mit BMF und ÖGK abgestimmt (Sport Austria 2023)
• Sport-Austria-Formular „Aufzeichnung über Einsätze", Stand 10/2023
• BMF, Formular L19
• ELDA, Allgemeine Beschreibung zur L19-Datenübermittlung
• SPORTUNION, Anleitung zur digitalen Meldung der PRAE 2025

Lizenztext (MIT), im englischen Original

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